Information för våra grupper

Om ni inte hittar svaret ni söker eller har fler frågor, skriv till oss via contact [at] pi [dot] lu [dot] se

Informationen är uppdelad inom följande områden

Ekonomi: för svar om kostnadsram, budget och lönekontering samt gästforskare, faktureringsadress och utlägg.

Evenemang: för svar om catering, support inför digitala evenemang, annonsering, kalendarium och lokalbokning.

Kommunikation: för svar om LUCRIS, press/media, sociala medier och trycksaker.

Lokaler: för svar om låssystem, lokaler, parkering och säkerhet.

Ekonomi

Budget

Teman och ASGn har fått en budget godkänd av styrelsen för Pufendorfinstitutet som en kostnadsram. Detta innebär att inga medel betalas ut, som ordinarie forskninganslag görs, utan all ekonomisk administration sköts av institutet.

Temamedlemmar får sin lön konterad på Pufendorfinstitutet och detta sköts mellan heminstitutionens och Pufendorfinstitutets ekonom.

Övriga budgetposter och förändringar i budget ska godkännas och planeras med institutets personal.

Kostnadsramen upphör på sista terminsdagen vid gruppens avslut och eventuell återstående summa återgår till institutet.

Faktureringsadress

Ange alltid vår faktureringsadress med kostnadsställe 859536 och enhetsadministratören som granskare:

Lunds universitet
Pufendorfinstitutet, kstn 859536
[enhetsadministratörens namn]
Box 188
221 00 Lund

Vid beställning skicka en kopia med specifikation till enhetsadministratören där du anger vilken grupp det gäller samt syfte, och vid behov även program för eventet. Glöm inte representationslathunden (PDF, 55 kB, ny flik)), är du osäker på vilka regler som gäller så fråga oss först!

OBS! Man får inte dricksa på LUs nota, vill man ändå ge dricks görs detta på egen bekostnad.

Gästforskare

Teman har möjlighet att inbjuda en internationell gästforskare för arbete vid institutet med gruppen. Förutsättningen är att forskaren har spetskompetens i särskilt behov för gruppens arbete och att dennas huvudsakliga forskargärning, och nuvarande vistelse, är utanför Sverige. Vidare ska forskaren ha möjlighet att arbeta heltid minst en månad men gärna mer, dock maximalt 3-4 månader, på plats jämte gruppen.

Gruppen ska ha en muntlig överenskommelse med gästforskaren och skicka en nominering med alla väsentliga uppgifter till institutet en termin före förmodad vistelse.

Gästforskaren anställs vid institutet, som även hanterar frågor om lön, kontrakt, bostad, resa och försäkring. Kostnaden ligger utanför gruppernas kostnadsram och administreras av institutet.

Resor

I första hand ska gruppen sköta resebeställningar själva med den upphandlade leverantören BCD Travel Sweden AB via deras självbokningssystem Cytric. Koordinatorerna har getts behörigheten ”resebokare”  för Pufendorfinstitutet i LUCAT, har ni gäster så är det de som kan ordna resor och hotell. Alla medlemmar i ett Tema eller ASG kan få resebokar-behörighet om de vill ha det, skriv i så fall till contact [at] pi [dot] lu [dot] se så ordnar vi det.

Glöm inte att skicka en kopia med specifikation på bokningen vid bekräftelse till vår enhetsadministratör. För resebokningar, logga in på självbokningssystemet. Vid frågor och support eller gruppbokning, ring eller mejla:

Telefon: 0046 8: +46 8 505 461 12
E-post: lu [at] bcdtravel [dot] se
Logga in på självbokningssystemet

Läs mer om att boka resor på medarbetarwebben

Alla resor och utlägg ska faktureras Pufendorfinstitutet.
Se vår faktureringsadress på sidan

Utlägg

I de fall kostnader behöver göras via utlägg ska dessa inte belasta en gäst eller gästforskare utan alltid en gruppmedlem anställd via LU. I dessa fall kan utläggsersättning sökas via Primula. För att ditt utlägg ska granskas och godkännas av institutet måste man följa en viss mall:
Se vår lathund om att söka ersättning för utlägg (PDF, KB, ny flik)

OBS! Man får inte dricksa på LUs nota, vill man ändå ge dricks görs detta på egen bekostnad.

Evenemang

Alla evenemang som arrangeras av Pufendorfinstitutets grupper ska koordineras och planeras i samarbete med Pufendorfinstitutets personal i god tid.

Allmänna tips för dig som ska arrangera möten och konferenser på Lunds universitet

Pufendorfinstitutets checklista för digitala evenemang

Catering

Grupperna uppmuntras sköta cateringbeställningar själva för de flesta evenemang. Om du tittar i Proceedo/Lupin så finns där alla upphandlade leverantörer av fika och mat, samt formulär direkt på sidan för att beställa, ni kan också beställa via e-post och telefon.

Glöm inte att skicka en specifikation till institutet efter beställning, där det framgår grupp och datum samt leverantör, vad som beställts, och kostnaden, för att underlätta granskning av fakturan.

Deltagarlista med tillhörighet (institution och universitet) och program för aktiviteten skickas senast en vecka i efterhand.

Det statliga reglementet och LUs regler för förtäring ska alltid följas

Se Lathund för representation (PDF, 55 kB, ny flik)

Kalendarium

För att lägga in evenemang i Pufendorfinstitutets kalendarium skicka datum, tid, sal, titel, talare samt en kort beskrivande text på svenska och engelska till oss i god tid. Ange även om det är ett slutet eller öppet evenemang och om det ska upp på LUs kalendarium.

Lokalbokning vid evenemang

Vi ser gärna att grupperna håller sina möten och evenemang i huset i första hand. Skicka en förfrågan till vår lokalbokningsmejl på lokalbokning [at] pi [dot] lu [dot] se. Om en lokal inte är tillgänglig på önskat datum, eller av andra skäl olämplig för ert arrangemang, kontakta institutet

Kommunikation

Lunds universitets forskningsportal (LUCRIS)

Alla Teman och ASGn ska läggas in som projekt i universitetets forskningsportal. Koordinatorn ansvarar för att lägga in sitt respektive Tema eller ASG.

I vår guide kan du läsa om hur du går tillväga för att lägga in ditt Tema eller din ASG.
Pufendorfinstitutets guide för att lägga in projekt i LUCRIS (PDF)

Länk tilll forskningsportalen

Har du generella frågor kring LUCRIS var vänlig kontakta LUCRIS supporten på servicedesk [at] lu [dot] se, vid frågor som rör registreringen av ert Tema/ASG kontakta institutets kommunikatör, Cecilia von Arnold.

Press/media

Presskontakt: Cecilia von Arnold

Sociala medier

Följ gärna Pufendorfinstitutet på sociala medier. Vill ni ha rådgivning, tips och stöd gällande sociala medier kontakta oss.

Pufendorfinsitutet i sociala medier:

Facebook: https://www.facebook.com/pufendorfinstitutet/
Twitter: PufendorfIAS_LU(@PufendorfL)
Youtube: The Pufendorf IAS_LU
LinkedIn The Pufendorf IAS_LU

Trycksaker och Grafiskt material

Institutet har särskilda mallar som följer LUs grafiska profil och hjälper gärna till med utformning av trycksaker eller annat grafiskt material.

Läs mer om Lunds universitets grafiska profil på medarbetarwebben

Läs mer om mallar och trycksaker på Media tryck

Pufendorfinstitutets lokaler

I början av terminen lägger vår vaktmästare behörighet på era kort i vårt låssystem så att ni kan komma in till huset. Detta gäller även ert Temakontor, som endast Temamedlemmar och personalen i kansliet har åtkomst till, detta är ert kontor under hela Temaperioden alla dagar i veckan. För att kortet ska fungera måste man aktivera sitt kort varje morgon med aktiveringsdosan som finns på bottenvåningen på samma vägg som tavlan med Samuel von Pufendorf.

För mer information om våra lokaler se Lokaler och uthyrning

Parkering

På Pufendorfinstitutets baksida finns ett antal parkeringsplatser till institutets förfogande. Dessa kan nyttjas av gruppernas deltagare och gäster vid arbete på institutet men särskilt tillstånd måste inhämtas hos institutets vaktmästare.

Cykelparkering finns intill bilparkeringen bakom institutet samt på framsidan mot Biskopsgatan.

Säkerhet

Samtliga Temadeltagare får en säkerhetsgenomgång vid introduktion till huset med brandgenomgång. Nödutgångar finns genom Temarummet på andra våningen samt genom båda entréerna på bottenvåningen, och genom fönstret i källarens vilrum. Samlingsplats är framför huvudentrén till institutet mot Biskopsgatan.

Institutet är låst och behörighet för att komma in får man av vår vaktmästare på sitt LU-kort. Fönster är larmade så vänligen se till att ni stänger dessa innan ni går. Vid nödläge går det alltid att komma ut genom entréerna utan att trycka på låsknappen genom att dra i nödhandtaget. Finner ni att säkerhetsbeslaget på nödhandtaget är trasigt, eller skulle ni eller en gäst råka dra i detta, vänligen informera vaktmästaren.

All övrig felanmälan görs till vår vaktmästare.